年末年始休暇 お知らせテンプレートをバッチリ使いこなそう!

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年末年始休暇 お知らせテンプレート

年の瀬が迫ってくると、年末年始休暇のお知らせをメールやwebサイト、
文書などでお知らせしなければなりません。
年末の業務前に一年間の感謝の意を伝える大事な業務です!

相手との関係性を再認識し、年内に相手と共に行った案件や
内容をさりげなく明記するとより相手にも伝わりますね。

このお知らせによって引き続きご愛顧していただけるかもかかっています。
相手から問い合わせが来る前にお知らせしておきましょう。

年末年始のお知らせによって引き続きご愛顧していただけるかもかかっています。

年末に先手で挨拶することで、
年賀状や年始メールを送らずに済む場合もあります(状況によります)

ビジネスにとって挨拶は円滑な友好関係を維持するための大事なツールです。
こういう類のテンプレートはありがたいことにたくさん出回っています。

以下、紹介するテンプレートも、
もしかしたら見たことのある似たような文章かもしれませんが、
このお決まりのテンプレートを上手にアレンジして使っていきましょう。

文例中に括られた語句や文章などは状況に応じて書きかえてください。

まず書き方のポイントとして…

・今年のお礼を忘れずに書く
・相手の名前を入れる
・「メールで失礼ながら」と書けば年賀状は出さなくてよい
(メールでお知らせする場合のみ)
・年末年始休暇期間を知らせる
・結びに「どうぞよいお年をお迎えください」と書けば好印象UP!

ポイントとして「休暇期間」「休暇中の対応」はもちろんのこと、
「緊急連絡先(ある場合)」も記載していた方が親切です。

おまけとして…
マーケティング的に付け加えたほうがいいポイントも以下にて加えています。

 


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年末年始休暇のお知らせ 雛形色々

会社の玄関などの張り紙の形で掲示・提示する場合

Word形式で作成されたものをダウンロードできます。
Wordなので、フォントやフォントサイズ、ページ余白など修正ができるので、
アレンジして使いましょう。

このテンプレートでは緊急連絡先の記入欄があります。
緊急連絡先の記入がある、ないだけでもだいぶ変わります。

テンプレート1

無料テンプレートのダウンロード先

 

 

取引先などの社外お知らせテンプレート

文書にてお知らせする基本的なテンプレート。
このような通知は他も似たようなものかと思いますが、
年末年始休暇と営業開始日をわかりやすく伝えることは大事です。

ここだけ、少々フォントサイズを大きくしたり、
太字にしたりするだけでも見やすくなりますよ^^

テンプレート2

無料テンプレートのダウンロード先

 

または、簡潔でも大丈夫な取引先でしたら、
このようなテンプレートもあります。

同じフォントサイズになっていますので、年末年始~のところを大きくするか、
罫線を入れてお知らせという重要さを出しましょう。
いつまで受注受付するのかも書き加えたほうが親切かもしれません。

このテンプレートでは休暇中の緊急連絡先が入っていませんが、
もしあるならば付け加えましょう。

テンプレート3

無料テンプレートのダウンロード先

 


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メールの場合のお知らせテンプレート

メールでのやりとりが増えてきた現代、
いつ年末年始休暇のお知らせのメールをした方がいいのかのタイミングですが、
25日のクリスマスをめどにした方がいいと言われています。

仕事納めに近づくと慌ただしくなり休暇に入ってしまう人もいますので
送付する時期にはご注意ください。

 

社外への取引先通知テンプレート例

少々砕けた感じの簡潔なテンプレート。

株式会社○○
◇◇◇◇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の○○です。
弊社の年末年始休暇の件で
ご連絡させていただきました。

■年末年始の休暇の日程
○/○(○曜)~×/×(×曜)の△日間

この期間は、電話受付、
商品の出荷等すべての業務を休ませていただきます。
なにとぞご了承くださいませ。
それでは、よろしくお願いいたします。

出典:ビジネスメールの教科書

 

もうひとつ、少々格式ばった丁寧なテンプレート。
記のところを、細かく平成○○年12月29日平常通り
12月30日15時 営業終了
12月31日 休業

という表式にしてわかりやすくしてもいいかと思います。

関係各位

拝啓
師走も半ばを過ぎ、とりわけご繁忙のことと拝察いたします。
日ごろは弊社に多大なご芳情を頂き、厚くお礼申し上げます。

さて、弊社では年末年始の期間、下記のとおり休業期間とさせて頂きます。
休業期間中はご不便おかけいたしますが、何卒ご容赦ください。
末筆ながら皆様にもよい新年を迎えられますよう、心よりお祈り申し上げます。

休業期間 平成XX年X月XX日(X)~平成XX年X月XX日(X)

敬具

出典:キャリアパーク!ビジネスマナー

 

 

お客様宛への通知テンプレート例

以下のような書き方もお客さんからの立場からすると親切ですね。

平成◯◯年12月

お客様各位

阿多羅志市阿多羅志町◯-◯-◯
電話. ◯◯◯-◯◯◯-◯◯◯◯
FAX. ◯◯◯-◯◯◯-◯◯◯◯
見本物産株式会社
代表取締役  見本一太

年末年始の営業日のご案内

平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
年末年始の営業日を下記の通りご案内申し上げます。
なお、12月30日は15時をもちまして業務を終了する予定でございます。
甚だ勝手ではございますが何卒ご了承下さいますようお願い申し上げます。
本年中のご愛顧に心より御礼申し上げますと共に、
明くる年も変わらぬ お引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。

    12月31日~1月3日はお休みとさせて頂きます
平成◯◯年 12月29日 平常通り
12月30日 15時 営業終了(終了後 全体納会)
12月31日 休業
平成◯◯年 1月 1日 休業
1月 2日 休業
1月 3日 休業
1月 4日 通常通り営業

出典:ビジネスマナーと基礎知識

 

 

社内での通知メールの場合

社内宛になるので比較的自由のきく文章となります。
社長が伝えたい一言もアレンジして通知するのもいいですね。
FAX文書で使う場合は、表題や書式を少々アレンジして使用してください。

社員の皆さんへ。

20XX年も残すところあとわずかとなりました。
この一年は、我々にとって本当に忘れられない一年となりました。
しかし皆さんと一緒に流した汗は一段と思い出深く、達成感に満ちた年でもありました。
新しい年も課題山積です。しばらくは大変な時期が続きますが、
皆さんと心を一つにして取組んでいきたいと思います。
まずは今年の疲れをしっかりとって英気を養ってきてください。
年明け◯月◯日には、また元気な顔でお会いしましょう。

平成◯◯年12月◯◯日

サンプル商事株式会社
代表取締役  見本一太

出典:ビジネスマナーと基礎知識

 

 

 

追記することでビジネスチャンスが…!?

通常このような定型の形がありますが、
日本全体が一斉に休みが入るということは、
逆にビジネスチャンスがあるといわれています!

売れている企業ではこの当たり前のような通知の中、
ポイントになるようなものを入れて、ビジネスに繋げているということです。
連絡するのに不自然さがないのも重要です。

例えば・・

・納期や対応に時間のかかる商品を扱っている場合
→年内のお届けは、12月〇○日までのご注文になります。よろしくお願い申し上げます。
これを過ぎますと1月〇日以降のお届けとなります。

・普段忙しい人も年末年始はゆっくりできるということは…
→年内にご依頼いただければお正月休みにゆっくりとご覧いただけます。

・新年は誰もが良い年にしたいと願う心理
→輝かしい新年を迎えるために、年内にご用意ください。

といった感じです。

忘れてはいけないことは年末年始休暇を連絡するのがメインですので、
宣伝うんぬんはダメです。

あくまでも追記という感覚で添えるだけでもかなり違うようです。
文章一つで売上も変わるのであればおおいに活用したいものですね。

 

 

日頃仕事を頑張っている皆さま、お疲れ様です。

この年末年始休暇のお知らせをすると、
もう今年も終わりか~あとちょっと頑張れば仕事納めだな…と
感じるかもしれません。

 

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